Jakie dokumenty są potrzebne, żeby zatrudnić osobę z zagranicy? Pracownicy pochodzący z zagranicy są uznawani za zdeterminowanych, elastycznych oraz mobilnych. Nie jest tajemnicą, iż są oni chętnie zatrudniani oraz szanowani przez polskich pracodawców. W wielu zawodach brakuje pracowników – zwłaszcza w działach produkcyjnych czy magazynowych.

Najczęściej zatrudniani są obywatele Ukrainy, Białorusi czy Mołdawii. Zatrudnienie cudzoziemców jest jednak związane z wypełnieniem odpowiedniej dokumentacji i pamiętaniu o regulacjach prawnych. W niniejszym artykule odpowiadamy na pytanie, jakie dokumenty są potrzebne do zatrudnienia osoby z zagranicy.

Dokument legalizujący pobyt – istotny dokument do zatrudnienia osoby z zagranicy

Należy wspomnieć, że przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca należy przede wszystkim zażądać od niego, żeby okazał ważny dokument uprawniający go do legalnego pobytu w Polsce. Należy również sprawdzić, czy cudzoziemiec posiada tytuł pobytowy uprawniający go również do pracowania na terytorium Polski. Dlaczego? Ponieważ nie wszystkie dokumenty pobytowy uprawniają cudzoziemca zarówno do legalnego pobytu, jak i pracy na terenie Polski. Mowa tu na przykład o wizie turystycznej albo wizie wydanej w związku z korzystaniem z ochrony czasowej. Bardzo ważne jest również sporządzenie kopii takiego dokumentu pobytowego i jej przechowywanie przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca. 

Dokumenty dotyczące zawarcia umowy z cudzoziemcem

Zezwolenie na pracę, które zostanie wydane osoby z zagranicy albo oświadczenie odnośnie powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi to nie jest dokument, który poświadcza zatrudnienie w danej firmie. Znaczy to, iż nie stanowi to umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Wskazuje to jedynie na fakt, iż osoba z zagranicy może legalnie wykonywać pracę na warunkach, które obowiązują w danym przedsiębiorstwie.

Konieczne jest zawarcie z cudzoziemcem umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej, taką jak umowa zlecenie, w formie pisemnej. Umowa w formie pisemnej musi uwzględniać warunki, które są zadeklarowane w oświadczeniu albo zezwoleniu. Jeżeli w oświadczeniu albo zezwoleniu jako prawną podstawę wskazano umowę o pracę, to powinniśmy pamiętać, iż nie można zawrzeć umowy cywilnoprawnej z cudzoziemcem nie zmieniając uprzednio wspomnianego zezwolenia albo rejestracji nowego oświadczenia. Jeżeli natomiast po wydaniu zezwoleniu albo oświadczenia pracodawca zdecyduje się zatrudnić osobę z zagranicy w oparciu o umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej, to może to zrobić bez uprzedniego składania wniosku o wydanie nowego oświadczenia czy zezwolenie. 

W przypadku zawierania jakiejkolwiek umowy z osobą z zagranicy należy pamiętać o tym, aby była ona przetłumaczona na język zrozumiały dla danego obcokrajowca. Najlepiej dlatego zawierać umowę w formie pisemnej, zresztą – brak umowy pisemnej jest jedną z przesłanek, aby uznać pracę obcokrajowca za nielegalną. 

Warunki zatrudnienia osoby z zagranicy i wynagrodzenie

Nieważne, czy zatrudniamy obcokrajowca w Polsce, czy delegujemy go do pracy na terytorium Polski, to musimy zapewnić mu właściwe warunki zatrudnienia, które są zgodne z przepisami obowiązującymi w Polsce.

Jeżeli obcokrajowiec wykonuje w Polsce pracę w oparciu o umowę o pracę, to jego warunki nie mogą być mniej korzystne niż te, które są gwarantowane przez polskie przepisy prawa pracy.

Czego dotyczą właściwe warunki zatrudnienia? Warunki zatrudnienia odnoszą się do norm oraz wymiaru czasu pracy, a także do okresów odpoczynku dobowego oraz tygodniowego. Ponadto, dotyczą one zapewnienia minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz odpowiednio długiego urlopu wypoczynkowego. Istotne jest również zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy i pamiętanie o zasadzie równego traktowania w miejscu zatrudnienia. W przypadku kobiet w ciąży ważna jest ich ochrona zarówno w trakcie pracy, jak i w okresie urlopu macierzyńskiego. Właściwe warunki zatrudnienia dotyczą też wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

Zatrudnienie pracowników ze wschodu – istotna procedura oświadczeniowa

Do Polski od kilku lat przybywają pracownicy z Ukrainy i ze wschodu w celach zarobkowych. Wynika to między innymi z liberalnych przepisów prawa umożliwiających zatrudnienie obcokrajowców z Ukrainy, Mołdawii, Białorusi, Rosji, Gruzji i Armenii. Ich zatrudnienie jest możliwe w ramach procedury oświadczeniowej, nazywanej też procedurą uproszczoną. Legalne zatrudnienie cudzoziemców dzięki wspomnianym regulacjom jest możliwe w ciągu tygodnia. W przypadku innych państw, które nie są objęte procedurą, legalizacja trwa 30 dni. Przykładowo, inne procedury zatrudnienia są przewidziane dla Ukraińców, a inne dla osób pochodzących z Azerbejdżanu.

W przypadku chęci zatrudnienia cudzoziemca, który jest obywatelem państwa, który należy do Unii Europejskiej, Szwajcarii lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego można to zrobić tak, jakby zatrudniało się obywatela Polski – bez dodatkowych formalności. Cudzoziemiec powinien jednak zgłosić swój pobyt w Polsce, jeśli przekracza on trzy miesiące.